Der Traum vom papierlosen Büro ist für viele Unternehmen genau das – ein Traum. Die Arbeit mit digitalen Dokumenten hat sich in Deutschland nicht durchgesetzt. Als Folge werden in deutschen Büros jeden Tag immer noch 200 bis 300 Millionen Blätter Papier verarbeitet. Da kann es schnell mal passieren, dass man den Überblick verliert.
Ein einfaches Ablagesystem ist für dein Büromanagement von überragender Bedeutung. Mit dem richtigen Ablagesystem im Büro kannst du deine Arbeitsprozesse optimieren und beschleunigen. In unserem Artikel zeigen wir dir, wie du ein Ablagesystem findest, das genau zu dir passt!
Table of Contents
Was ist ein Ablagesystem?
Ablagesysteme sind Sortiersysteme, die dazu dienen, Dokumente im Büro systematisch zu ordnen und archivieren. Sie helfen dabei, Chaos zu vermeiden und erleichtern den Zugriff auf wichtige Informationen. Ein cleveres Ablagesystem gliedert deine Papierdokumente logisch und leicht auffindbar. Es sorgt nicht nur für Ordnung, sondern steigert auch deine Produktivität.
Welche Ablagesysteme gibt es im Büro? Vor- und Nachteile.
Es gibt verschiedene Ablagesysteme für unterschiedliche Zwecke. Hier sind einige der gängigsten Systeme mit ihren Vor- und Nachteilen:
Ablagesysteme für den Schreibtisch
Schubladenbox
Die Schubladenbox bietet eine kompakte Lösung zur Aufbewahrung von Dokumenten. Sie besteht aus mehreren Fächern, die übereinandergestapelt werden. Schubladenboxen werden auf dem Schreibtisch aufgestellt und helfen dabei, Papiere zu sortieren.
Plus: Kompaktes System mit mehreren Fächern. Für eine bessere Übersichtlichkeit können die Schubladen beschriftet werden.
Minus: Keine Einsicht in die Schubladen. Gefahr, dass Dokumente in Vergessenheit geraten (vor allem in den unteren Schubladen).
Ablagekörbe und Briefablagen
Ablagekörbe und Briefablagen sind ideal, um eingehende und ausgehende Dokumente zu sammeln. Diese Ablagesysteme bieten eine einfache Möglichkeit, den Dokumentenfluss im Büro im Auge zu behalten.
Plus: Ideal für Arbeitnehmer, die häufig Post oder Zuarbeiten von anderen Mitarbeitern erhalten.
Minus: Keine Sortierung möglich.
Stehsammler
Stehsammler sind perfekt für die vertikale Lagerung von Dokumenten. Sie bieten eine platzsparende Lösung und sorgen für einen schnellen Zugriff auf häufig benötigte Unterlagen.
Plus: Dokumente bleiben im Sichtbereich des Bearbeiters. Durch das Mehrfächer-System ist eine begrenzte Sortierung möglich.
Minus: Kann nur wenige Dokumente fassen. Bei vielen Blättern schnell unübersichtlich.
Ablagesysteme für die Archivierung
Aktenordner
Aktenordner sind der Klassiker unter den Ablagesystemen und ideal für die Archivierung von Bürobedarf. Mit einer Kapazität von mehreren hundert Blättern eignen sie sich besonders gut für umfangreiche Dokumente und Unterlagen. Die Papiere können systematisch abgeheftet und jederzeit entnommen oder eingefügt werden.
Plus: Eignet sich für Personen, die große Papiervolumina abheften möchten. Entnehmen und Einfügen von Dokumenten jederzeit möglich.
Minus: Wegen des breiten Rückens sperrig bzw. wenig platzsparend.
Ringbücher
Ringbücher sind mit dem Aktenordner verwandt, aber kleiner und leichter. Sie bestehen aus flexiblem Kunststoff und 2-4 Metallringen für das Abheften von Dokumenten. Aufgrund ihrer leichten Konstruktion werden Ringbücher im Büro oft als temporäre Dokumentenablage (z.B. für Projekte und Präsentationen) verwendet.
Plus: Ideal für den Transport und die Präsentation von Unterlagen. Kompakt und tragbar.
Minus: Kann weniger Blätter fassen als ein Aktenordner. Eher für aktuelle Projekte als Archivdokumente geeignet.
Hängemappen
Für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten sind Hängemappen ideal. Sie können größere Mengen an Papieren archivieren, ohne dass sie viel Platz in Anspruch nehmen. Hängemappen werden mithilfe einer Schiene in einem Hängeschrank befestigt.
Plus: Große Papiermengen können auf kleinem Raum verstaut werden. Einfacher Zugriff.
Minus: Entsprechendes Schranksystem notwendig. Man kann kein einzelnes Blatt lesen, sondern muss die gesamte Mappe entnehmen.
Ablagesysteme für den Transport und Schutz
Schnellhefter
Wenn es darum geht, schnell ein paar Unterlagen zusammenzuheften, sind Schnellhefter unübertroffen. Sie können für aktuelle Angebote, Rechnungen usw. genutzt werden. Aufgrund ihres geringen Fassungsvermögens eignen sie sich nicht für umfangreiche Dokumente.
Plus: Kinderleichte Handhabung. Schnelles Binden und Schützen von Unterlagen.
Minus: Begrenztes Fassungsvermögen.
Dokumententaschen
Dokumententaschen schützen Papierablagen vor Staub, Feuchtigkeit und Rissen. Sie haben einen Klettverschluss und einen praktischen Lochrand.Damit eignen sie sich sowohl für den Transport als auch das Abheften von Unterlagen.
Plus: Besonders geeignet für den Transport und die Präsentation von wichtigen Unterlagen. Zuverlässiger Schutz vor Feuchtigkeit, Schmutz usw.
Minus: Begrenztes Fassungsvermögen. Keiner Sortierung innerhalb der Mappe möglich.
Der Lebenslauf einer Akte
Im Verlauf ihres Lebens durchläuft eine Akte verschiedene Stationen.
Eingangsdokument
- Ort: Schreibtisch
- Medium: z.B. Briefkorb, Schubladenbox, Stehsammler
Die erste Station für dein Ablagesystem ist der Schreibtisch. Hier kommen die Dokumente an, die von dir bearbeitet oder sortiert werden müssen. Als Papierablage kannst du z.B. einen Korb oder eine Schubladenbox verwenden. Einmal am Tag solltest du deine Ablage leeren und bearbeiten oder abheften.
Wiedervorlagendokument
- Ort: Schreibtischnähe
- Medium: z.B. Hängemappen, Ringbücher, Schnellhefter, Dokumententaschen
Dokumente, die an einen konkreten Termin gebunden sind, solltest du in Schreibtischnähe aufbewahren. Dazu zählen z.B. Rechnungen mit Zahlungsziel oder Infos für ein bevorstehendes Kundenmeeting. Diese Unterlagen wirst du zeitnah brauchen, weshalb es sinnvoll ist, sie nicht zu weit wegzupacken. Eine praktische Lösung sind z.B. beschriftete Ringbücher für laufende Projekte.
Nachschlagedokument
- Ort: Arbeitszimmer
- Medium: z.B. Aktenordner, Mappen
Akten, die nicht für konkrete Termine benötigt werden, aber zum Nachschlagen wichtig sind, werden als „lebendige Akten“ bezeichnet. Sie gehören nicht ins Archiv, müssen aber auch nicht direkt am Arbeitsplatz gelagert werden. Eine gute Lösung sind Regal- oder Schranksysteme in deinem Bürozimmer. So kannst du bei Bedarf auf deine Dokumentenablage zugreifen, wenn du wichtige Informationen nachschlagen möchtest.
Archivdokument
- Ort: Archiv
- Medium: z.B. Archivboxen, Archivmappen
Die letzte Station im Lebenslauf einer Akte ist das Archiv. Hier werden Akten gesammelt, die keinen Nutzen mehr haben, weil das zugehörige Projekt z.B. abgeschlossen ist. In rechtlichen Streitfällen oder bei Rückfragen ist die Verfügbarkeit historischer Dokumente entscheidend, um die Geschäftsabläufe nachweisen zu können. Archivierte Papierablagen dienen als Beweis, dass Maßnahmen ergriffen oder Vereinbarungen eingehalten wurden. Ein weiterer Grund für das Archivieren von Akten sind Aufbewahrungsfristen und Datenschutzregelungen. Sobald diese abgelaufen sind, können die Akten entsorgt werden.
Tipps und Tricks für das perfekte Ablagesystem im Büro
- Auch Schmierzettel, lose Papiere usw. sollten einen festen Ort haben. Richte eine Papierablage für Gebrauchsdokumente und persönliche Notizen ein.
- Dein Ablagesystem im Büro muss regelmäßig aussortiert werden, wenn es dich nicht auffressen soll. Du kannst z.B. ein Verfallsdatum für deine Akten festlegen. So weißt du genau, wann diese in den Müll oder ins Archiv wandern. Wenn du neue Informationen abheftest, solltest du ältere Dokumente zum selben Thema entfernen.
- Arbeite mit Farben. Du kannst z.B. gleichfarbige Ordner und Mappen für einen Teilbereich (Rechnungen, Marketing, Personalwesen usw.) anlegen.
- Beschrifte deine verschiedenen Ablagesysteme mit aussagekräftigen Titeln. Zusätzlich kannst du Kurzbeschreibungen und Gliederungen für die Papierablage verfassen.
Welche Bedeutung hat die Beschriftung für mein Ablagesystem?
Die Beschriftung ist ein essenzieller Bestandteil eines effektiven Ablagesystems. Sie sichert den schnellen Zugriff auf Dokumente. Außerdem verbessert sie den Kommunikationsfluss: In vielen Büros arbeiten mehrere Personen an denselben Projekten. Ein klar beschriftetes Ablagesystem ermöglicht es allen Teammitgliedern, sich leicht zurechtzufinden.
Äußere Beschriftung
Egal, welche Art von Dokumentenablage du verwendest – sie sollte von außen mit einem klar erkennbaren Titel beschriftet sein. Dazu gehören:
- Kurztitel (ggf. ergänzt durch wichtige Schlagworte)
- Zeitraum
- Nummerierung
Vage oder mehrdeutige Begriffe sind zu vermeiden. Alle Ordner sollten nach demselben System beschriftet werden. Das betrifft auch die Formatierung (Schriftgröße, Farbe, Anordnung der Informationen). So lassen sich Regalböden und Ordnerrücken einheitlich systematisieren!
Innere Gliederung
Für das schnelle Auffinden einzelner Informationen ist es hilfreich, eine Gliederung für deine Dokumentenablage zu erarbeiten. Hierbei solltest du dich zuerst fragen, unter welchen Gesichtspunkten deine Dokumente abgelegt werden sollen:
- thematisch (nach Oberkategorien, Projekten usw.)
- alphabetisch (nach Anfangsbuchstaben)
- numerisch (nach Datum)
Für das Erstellen der Gliederung hast du zwei Möglichkeiten. Option 1: Du erarbeitest eine eigene Gliederung mit Ober- und Unterkategorien. Diese platzierst du an einer klar sichtbaren Stelle (z.B. ganz vorn im Ordner). Option 2: Du verwendest fertige Register. Diese bestehen aus Trennblättern, die nur noch beschriftet werden müssen.
Wie finde ich das passende Ablagesystem für mein Büro?
Die Wahl des richtigen Ablagesystems hängt von mehreren Faktoren ab, darunter die Art der Dokumente, die Anzahl der Unterlagen und der Platz im Büro. Es ist wichtig, ein System zu wählen, das sich flexibel anpassen lässt und leicht zu bedienen ist. Eine einheitliche Beschriftung aller Ablagen sorgt für zusätzliche Übersicht und erleichtert die tägliche Büroarbeit.
So kannst du vorgehen:
- Step 1: Kategorisiere die Büromaterialien, mit denen du arbeitest, und überlege dir, in welchen Ablagesystemen sie am besten aufbewahrt werden können.
- Step 2: Teile den Platz in deinem Büro so auf, dass deine Akten sinnvoll verstaut werden können. Investiere ggf. in zusätzliche Büromöbel.
- Step 3: Arbeite mit Beschriftungen, Farben und Arbeitsanweisungen (z.B. Schreddern, To-do, ins Archiv).
1 Kommentar
Sehr hilfreicher Artikel!
Ich habe vor knapp einem Jahr ein kleines Unternehmen übernommen und umgekrempelt, und langsam kommen wir an den Punkt, wo ein funktionierendes Ablagesystem/Archivsystem echt überfällig ist. Anfangs ging’s noch mit ein paar Mappen und Notizzetteln, aber mittlerweile wirds unübersichtlich – vor allem was Wiedervorlagen und Archivierung betrifft. Ich überlege gerade, ob so Fächerboxen mir Registermappen eine gute Lösung wären für übersichtliche Aufbewahrung, oder ob längerfristig so klassische personalisierte Ordner mit Registern eine bessere Idee wären. Hat jemand schon beides ausprobiert/verwendet und kann mir bei der Entscheidung helfen?
Danke im Voraus, Max